Przede wszystkim, ogłoszenie zmiany to tylko początek. Ludzie muszą mieć możliwość zadawania pytań, weryfikowania informacji i wyrażania swoich wątpliwości. Co ciekawe, obawy pracowników są schematyczne:
Lider musi więc słuchać, być elastyczny i współpracować z ludźmi po partnersku przez cały proces wprowadzania zmiany. Zebranie obaw i pomysłów pomoże w podejmowaniu późniejszych działań, a pracownikom da czas na oswojenie się z wiadomością o zmianie. Redukuje też szum informacyjny.
Jako lider zmiany wybierz grupę przedstawicieli: przeciwników i zwolenników zmiany – pośredników między tobą a członkami organizacji. Taki dwustronny kanał komunikacyjny da pracownikom poczucie sprawczości i ujednolica komunikację.
Liderzy powinni w jasny sposób wyjaśnić, na czym będzie polegała zmiana i dlaczego jest potrzebna. Ważne, by przedstawili cały obrazek, a nie sam punkt końcowy. Zarysowanie wizji rozwoju jest bardzo ważne. Pracownicy czują wtedy, że zmiana nie jest formą kary, a możliwością rozwoju i poprawy wydajności. Łatwiej jest im znaleźć sobie swoje miejsce w nowym porządku.
Teraz czas na konkrety. Na podstawie tego, co już wiesz i z zaangażowaniem innych ułóż plan działania. Proste i małe kroki. Zaplanuj też czytelny sposób śledzenia postępów, np. prowadzenie statystyk. W planie uwzględnij możliwe wyzwania i niepożądane efekty oraz to, jak można ich uniknąć lub na nie zareagować.
Zaplanuj także naukę nowych czynności i przygotuj informację, do kogo będzie można będzie się udać w razie dodatkowych pytań i wątpliwości. Na początku warto dać pracownikom możliwość uczenia się na błędach, bez obwiniania. Dzięki zrozumieniu efektów pomyłek cała organizacja nauczy się więcej niż z gotowych danych.
Należy dopilnować, by zarówno lider, jak i pracownicy byli konsekwentni we wprowadzaniu zmian. Przydatna będzie tu technika radical candor, o której kiedyś pisałam. Szukaj rozwiązań na pojawiające się wyzwania, ale nie zwalniaj pracowników z obowiązku nowych czynności, dając im przy tym dobry przykład. Na tym etapie można też zapytać klientów, czy zauważają zmianę i jak ją oceniają.
Na koniec warto podsumować proces zmiany. Całe doświadczenie może być kopalnią wiedzy i dobrych praktyk. Nagrodzenie pracowników i wyrażenie uznania dla ich zaangażowania i rozwoju będzie natomiast pozytywnym wzmocnieniem, które ugruntuje wprowadzone zmiany. Co więcej, zbuduje kulturę współpracy między pracownikami oraz ich pewność siebie, co z pewnością zostanie docenione.
