Każdy, kto przynajmniej raz był zmuszony odmówić pracownikowi, wie, że zakomunikowanie takiej decyzji to bardzo trudne i delikatne zadanie. Z jednej strony chcemy przecież utrzymać dobre relacje z pracownikami, ale jednocześnie musimy działać zgodnie z polityką firmy i skutecznie zarządzać zasobami.
W tym artykule omówię, pięć praktyk jak rozmawiać z pracownikami i asertywnie im odmawiać.
- OKAŻ ZROZUMIENIE I EMPATIĘ
To najważniejsza zasada, jaką należy się kierować przy odmawianiu pracownikowi. Kiedy wysłuchamy pracownika i pokażemy mu, że jego punkt widzenia i potrzeby są dla nas ważne, łatwiej zbudujemy z nim relacje i złapiemy nić porozumienia, nawet jeśli nie spełnimy w tym momencie jego prośby. To wymaga od nas aktywnego słuchania, wyjścia poza nasz „domek umysłu” i wejścia do „domku pracownika”. Jeśli przestajesz słyszeć pracownika sprawdź, w czyim „domku” jesteś.
- BĄDŹ JASNY I KONKRETNY
Wyjaśniając powody odmowy, nie zostawiaj przestrzeni na niedopowiedzenia. Użyj konkretnych powodów, które pozwolą pracownikowi lepiej zrozumieć, dlaczego podjąłeś taką decyzję. Jeśli twoja odmowa wynika z wymogów organizacji, powiedz o tym wprost. Dzięki temu pracownik zrozumie, że nie stoją za tym osobiste uprzedzenia, ale obiektywne przesłanki.
- ZAPROPONUJ ALTERNATYWĘ
Gdy tylko to możliwe, zawsze warto zaproponować pracownikowi alternatywne rozwiązanie. Może to być na przykład inny sposób realizacji jego celu lub propozycja uczestniczenia w innym projekcie. To świetny sposób na pokazanie pracownikowi, że mimo odmowy, jego potrzeby są dla ciebie ważne i starasz się je zaspokoić w inny sposób.
- ZACHOWAJ SPOKÓJ
Niezależnie od tego, jak pracownik zareaguje na odmowę, ty nie daj się wyprowadzić z równowagi. Staraj się za wszelką cenę zachować spokój i profesjonalizm. Odmowa może wzbudzić w twoim podwładnym duże emocje, możesz to rozumieć, ale nie dać się im „uprowadzić”. Jeśli poziom emocji przekroczy możliwość dalszej rozmowy zastosuj technikę „zdartej płyty”. W ten sposób pokażesz, ze jesteś odporny na szantaż emocjonalny i konsekwentny w podjętej decyzji.
- BĄDŹ ŻYCZLIWY, ALE STANOWCZY
Postaraj się utrzymać przyjacielski ton komunikacji, jednocześnie stanowczo i konsekwentnie obstając przy swojej decyzji. Zdecydowana i pewna siebie postawa pozwoli ci utrzymać kontrolę nad rozmową.
Mam nadzieję, że wykorzystasz sposoby wymienione w tym artykule. Wspomogą one twoją komunikację z pracownikami, a ewentualna odmowa przebiegnie dzięki nim w lepszej atmosferze. Zależy ci przecież, aby twój pracownik utrzymał motywację do pracy na wysokim poziomie, nawet jeśli nie możesz spełnić jego prośby. Pamiętaj, że odmawianie nie oznacza negatywnego podejścia do pracownika, ale jest częścią skutecznego zarządzania w firmie.